相信很多藝術培訓培訓機構都有這樣的經歷：節假日前后，家長為了跟孩子一同過假期，往往會選擇把在培訓機構報的課程申請調課或是請假，等假期過后，家長又紛紛給孩子及進行補課申請。一兩個家長這樣做倒也沒什么，問題就在于，多數家長都這樣做，這無疑給學校的工作增加了很多麻煩，隨著學員的請假調課補課人數增多，機構的教室、老師等教學設施的利用，以及其他學員的排課安排都會大大受影響。

 

 

而上面所描述的情況主要是由教務人員來處理的。教務管理工作并不輕松，藝術培訓機構同樣如此。機構的產品和服務，主要是通過教務教學傳遞給家長學員的，教務服務可以說是培訓機構產品交付和利潤轉化的關鍵點。

藝術培訓機構的教務管理工作復雜在哪，很多教務人員都會說排課、調課、課時費計算、請假、補課、考勤等等。對于藝術培訓機構來說，每到節假日前有很多學員集中調課，這給教務人員的工作帶來了很多麻煩。老師、教室、教學設施等資源的利用等都會影響到教務老師排課工作的進行。教務人員在面對如此工作量巨大的工作時，若無法梳理好工作的每一個環節，可能造成的影響都是巨大的：

 

?1.招生困難，沒有方法，入學率低；

2.工作人員執行力度不夠，沒有系統的管理模板；

3.財務工作出錯率高，無法及時反映財務報表，影響管理層下決策；

4.教務工作繁多，如：排課、排班、選課、消課等，導致教學質量大幅度下降；

5.家校溝通不及時，導致家長對結構缺乏認可，續班率下降。

 

那么，藝術培訓機構的教務管理具體應該怎么做呢？

一、藝術培訓機構的在讀學員人數（項目數）和專職教師的比例超過60比1的時候，就應該考慮使用教務系統了；

 

二、藝術培訓機構每月家長投訴率持續上升時，要考慮教師管理、更換或者是否該使用教務系統了；

 

三、一家藝術培訓機構的兼職教師所帶的學員人數（項目數）超過100人時，要考慮使用教務系統；

 

四、藝術培訓機構教務崗的升學續費績效可參考銷售部門的業績提成比例；

 

五、藝術培訓機構的教務崗的培訓需要和市場銷售部同步；

 

六、藝術培訓機構可以考慮用教務崗取代前臺文員崗；

 

七、教務管理工作最大的難點之一就是“有效溝通”，所以要給教務崗實用有效的溝通工具，例如：藝步培訓學校管理系統推送或班級微信群的管理模板，這些可以有效外化課程共性優勢的方式，可以免去教務反復和家長溝通共性問題的時間，規避了專業學術問題溝通難度，從而給教務更多的機會去解決家長的個性化問題，提升教學服務滿意度；

 

八、教務崗一定要做家長回訪工作，不論是電訪、線上溝通還是當面溝通，都需要定時定量地去完成，很多對機構發展最有用的反饋和聲音，不一定是授課教師接收到的，往往都是教務老師在大廳或者家長休息區和爸爸媽媽爺爺奶奶們聊出來的，家長對教務不會心存芥蒂，對任何不滿意或者有疑惑的地方，最不抗拒交流的是教務，所以教務身上背負著重要的使命，那就是不斷收集家長的意見和建議，及時反饋給機構，讓培訓機構在每一步運營計劃中，都能以外部的真實信息為設計基礎，相信會帶來意想不到的收獲；

 

九、教務崗在培訓機構可以起到紐帶的作用，與學術崗相比，他們最大的優勢便是比教師擁有跟多與家長面對面的時間，因為孩子在上課，家長在等待，孩子下課，家長要帶孩子離開，加上一個班級很多人，所以和教師溝通時間有限。

 

十、使用藝步培訓學校管理系統，隨時管理學生課時，假期，通過系統一目了然。

同理，教務和銷售、市場、行政等其他部門當面接觸的時間也會相對豐富一些。教培機構中有一些介于部門之間的工作內容，這些工作不會很繁瑣，但往往會讓大家不被重視遺忘掉或者因無法判定工作范疇而導致無人執行，教務崗恰好能夠起到有效傳達溝通的作用，例如：中心物資申報、訪客登記表交接、兌換學員禮品等等。

 

有計劃地設置教務部門，合理制定教務部門的工作內容，運營過程中持續回收工作數據并不斷給予管理工具，會為藝術培訓機構的發展帶來巨大的驚喜！

 

藝步 培訓學校管理系統，專注服務培訓學校招生教學運營管理。

藝術培訓機構如何做好教務管理？藝步培訓學校管理系統集合學員管理系統、排課軟件、教務管理軟件、掃碼收銀、課程管理系統、家校服務APP、CRM客戶管理于一體的SAAS軟件，是實現培訓教育機構數字化管理，信息化教學，招生營銷一體化的專業智慧校園解決方案。現在注冊可以獲取全套培訓機構招生管理資料一套。